Checklist RGPD para o site da sua empresa

Se o seu site tem um formulário de contacto, uma newsletter ou estatísticas de visitas, trata dados pessoais e o RGPD aplica-se. A boa notícia: para a maioria das PMEs, pôr o site em ordem é simples. Esta checklist resume o essencial.

Este guia é informativo e não substitui aconselhamento jurídico. A autoridade de controlo em Portugal é a CNPD.

A checklist

1. Política de privacidade acessível em todas as páginas, normalmente no rodapé. Deve dizer quem é o responsável (nome, NIF, contacto), que dados recolhe, para quê, com que base legal, durante quanto tempo, a quem os transmite e como exercer os direitos.
2. Formulários só com os campos necessários. Para responder a um pedido de orçamento, não precisa da data de nascimento.
3. Informação junto ao formulário: uma frase curta e um link para a política de privacidade, antes do botão de envio.
4. Newsletter com consentimento explícito: uma caixa não pré-selecionada e uma forma simples de cancelar em cada email.
5. Cookies: os cookies não essenciais (estatísticas com cookies, publicidade, vídeos incorporados de terceiros) só podem ser colocados depois de o visitante aceitar. Recusar deve ser tão fácil como aceitar.
6. HTTPS em todo o site (o cadeado no navegador). Hoje é gratuito e não há desculpa.
7. Prestadores com contrato: alojamento, email, ferramenta de newsletter. Quem trata dados por sua conta deve ter um acordo de tratamento de dados (artigo 28.º do RGPD).
8. Prazos de conservação: não guarde pedidos de contacto para sempre. Defina um prazo e cumpra-o.
9. Segurança: atualizações, palavras-passe fortes, cópias de segurança e acesso limitado ao painel.
10. Um processo para os pedidos de acesso, retificação ou apagamento de dados. A resposta deve ser dada no prazo de um mês.

Os erros mais comuns que vemos

• Política de privacidade copiada de outro site, com o nome de outra empresa.
• Banner de cookies que só tem «Aceitar».
• Estatísticas e pixels de publicidade carregados antes de qualquer consentimento.
• Pedidos de contacto guardados indefinidamente, sem prazo de eliminação.

Uma forma simples de reduzir o problema

Quanto menos ferramentas de terceiros o site carregar, menos há para declarar. Nos sites que fazemos, as letras são alojadas no nosso servidor (sem pedidos ao Google Fonts), o formulário é próprio e guarda os pedidos no seu site, e preferimos estatísticas sem cookies.

Todos os nossos sites incluem política de privacidade adaptada, formulário com informação RGPD e ligação ao Livro de Reclamações. Veja os planos ou fale connosco.